电力企业科技档案管理与利用

作者:叶海珍时间:2015-02-28 09:08:58  来源:  阅读次数:794次 ]

电力企业科技档案管理与利用 

 

叶海珍  广东电网有限责任公司东莞供电局  523000

 

【文章摘要】

 

   电力企业科技档案管理是电力企业管理工作的基础和保障,对企业的经济发展具有重要影响。科技档案是企业生产经营活动的原始记录,涉及范围广、门类多、信息量大,对一个单位的生产经营起着至关重要的作用。伴随着电网建设改造工程的全面铺开,电力工程建设项目日趋增多,其档案管理工作难度也在不断地加大。本文通过分析目前电力企业科技档案管理工作中存在的问题,结合电力企业科技档案的特点,探讨了提高电力企业科技档案管理的对策。

 

【关键词】

 

电力企业 ;科技档案 ;管理 ;利用

 

电力科技档案现代化管理的要求 

 

档案管理现代化是先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合,必须使档案管理的各个方面保持现代化要求,提高档案工作整体水平 促进档案工作的管理水平全面发展。 

 

1.1 提高档案贮存能力

 

电力档案包含的信息容量很大,电力档案不仅仅指科技研究项目的档案,还包括工程基础建设过程所有产生的档案,还有各种技术改造、设备信息等等。不断加强档案设施设备建设,档案橱柜、电脑、打印机、复印机等设备配套齐全,档案编目、查阅、咨询实行电脑管理,提升科学管理档案手段和工作效率。如何及时有效地管理并利用这一庞大的资源,更好地为电力工业的科学决策、生产经营和科学研究提供及时、全面、准确的服务,已成为电力档案工作面临的一项紧迫任务。现代技术,特别是缩微技术、光盘技术的采用,为日益增多的档案存贮和管理提出了有效的解决途径,从而增强了档案管理部门的收藏能力。 

 

1.2 提高档案信息处理能力

 

二十一世纪是知识经济浪潮席卷全球的时代,是信息化、网络化浪潮风靡世界的时代,是多学科、多门类技术并存和互相结合、共同发展的时代。随着中国电力工业的飞速发展和进步,电力工业的改革和发展给电力科技档案工作提供了新的契机,也提出了更高的要求。电力企业任何科技、生产活动都是以一个独立的项目或某一特有的现象为对象进行的,比如一个工程项目的设计和施工围绕一个工程项目形成了一系列相关的科技文件记载和反映了该项目的全部过程和成果,构成了一个反映该项目全部活动的文件整体。 

 

1.3 提高档案安全保护能力

 

采用现代科技成果,是安全保护电力档案的有效措施和手段,无论是预防性措施,还是治理性措施都是如此。在继续运用有效的传统技术措施的同时,广泛运用新的科技成果,进一步提高档案保护的能电力企业科技档案管理与利用 叶海珍  广东电网有限责任公司东莞供电局  523000力和水平,既是提高电力档案管理整体水平的体现,又是电力科技档案工作全面发展的标志 具有深远的历史意义。

 

当前电力企业科技档案管理存在问题分析    

 

当前电力企业科技档案管理主要存在5个方面的问题:(1 )缺乏对科技档案的应有认识。在目前众多的电力企业中档案管理工作的重要性并没有形成人们的共识。许多人往往仅看到经费的增加和人力资源的投入,而忽略档案信息资源建设的重要性。(2)对科技档案的管理不重视。在实际工作中由于档案所能提供的信息价值难以直接衡量,导致很多企业对档案工作重视不够。(3)缺乏科学的管理制度。科技档案是科技、生产活动的记录,科技档案的科学管理必须以科技、生产活动为依据以维护和反映科技、生产活动的历史面貌和满足科技、生产活动的利用需求为准则。一些单位没有严密、科学的管理制度加以规范造成科技项目研究过程和总结材料的收集不重视,致使档案材料分散在各个科技项目组中,形成文件材料收集不全资料不完整不集中。同样由于缺乏科学的管理制度导致很多科技成果流失背离了科技项目立项的初衷。(4)对资料的收集不规范。科技档案是科技项目的研究全过程的真实记录。人们往往都忽视了项目研究过程的资料收集和归纳,造成归档资料收集不规范没有完整性其中很大一部分是软课题项目。(5)没有专业的管理人员。电力企业的科技档案主要来源于科技项目的研究一些单位没有设立专职的科技管理人员,往往一人身兼多职,加上对档案的收集与管理缺乏专业知识,难以保证档案的收集和整理的完整性。

 

电力企业科技档案管理工作改进建 议 

 

3.1 重视科技档案建设,健全各项规章制度

 

电力企业科技档案是电力企业工作不断得以发展的信息资源保障,各级领导应充分认识到科技档案工作的重要性,在资金及人员安排上给子充分的重视,以保证电力企业科技档案管理工作的顺利开展。在领导的大力支持下,科技档案管理部门应注重有关规章制度的建立健全。在建立健全各项规章制度的过程中,首先应根据我国相关法律法规和有关档案管理规定,结合电力部门的工作实际情况,从电力科技档案的收集、归档、保管、保密、利用及鉴定等方面入手,在科技档案管理制度建立健全的过程中,应注意相关奖励办法的制定,鼓励生产人员及时将所获得的科研成果上报到科技档案管理部门。同时,有条件的单位在积极引进先进档案管理软件的基础上,制定出有关电子档案的管理、分类标准等。总之,只有重视科技档案建设,健全各项规章制度,同时借助先进的科技档案管理技术,才能更好地促进电力企业科技档案管理工作的开展。    

 

3.2 科技档案应该结合科技工作进行有效的开发与利用 

 

开展科技档案工作的最终目的是为了利用。科技档案工作的目标与任务最终要通过利用工作来体现,离开利用工作,就失去了科技档案工作存在的基础,也难以体现科技档案工作自身的价值。一是采取多种形式,直接提供利用。通过复制、借阅、咨询、展览等多种形式,直接提供科技档案的原件或复制件,是目前科技档案利用工作中的最基本、最普遍的形式。一是提供信息加工与编研服务。在对科技档案信息进行归纳、综合、分析的基础上,编辑成各种科技档案参考资料,这是科技档案利用工作中的一种高级服务形式,它能主动为历史研究、现实利用,提供信息服务。二是开拓市场服务。配合技术部门做好技术转让、技术开发、技术咨询工作,推动科技成果进入科技市场,做好技术交流、转让工作。   

 

电力企业科技档案不同于其他档案,归档进入档案部门的大多数科技档案材料,不但不能退出现行使用过程相反,这正是它们发挥现行效用的活跃时期,而且将在较长的时期内发挥效用。在设计单位归档保存的底图和蓝图是进行现行设计不可缺少的条件;在生产单位归档保存的设备档案是设备使用、维护的不可短缺的现行依据。 

 

3.3 强化现代管理手段,努力提高信息化程度

 

随着计算机和通信技术的高速发展,为现代化办公手段的采用提供了技术条件和物质条件。科技档案工作也由管理单一的纸质载体档案逐步发展到管理多种载体的档案。形势发展对科技档案管理工作提出了新的要求。科技档案管理部门必须寻求适应时代要求的管理方法。而逐步实现科档案管理的信息化成为当前科技档案工作顺应时代发展的迫切需求。因此,必须强化现代化管理手段,开展档案资料的数字化建设,建立起以计算机、互联网为工作平台的档案信息管理系统。在运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具,以及运用计算机进行库房管理、特殊档案项目管理的基础上,逐步将档案的保存功能向信息中心转变,积极开展网上服务,使生产人员能够通过网络进行所需档案信息的查询、检索与利用,满足电力企业生产人员对档案工作的不同需求。

 

【参考文献】

 

[1]戴映月.企事业单位科技档案管理存在的问题以及对策建议[J],现代企业文化,2010<12) :41-42.

 

[2」钟世敏对电力基层单位科技档案工作的再认识[J],中国电力教育,20116):98-101.

 

[3]宋萍.议电力建设工程档案管理的重要性[J],大科技:科技天地,201117):71-72.( 责任编辑 王永胜)

 

[4]陈琳,电力企业科技档案管理与利用的探讨[J],研究探讨 ,2013(09):51-52.

 

[5]徐伟、林志鹗,电力科技档案的地位和作用[J],四川电力技术 ,2012(06):56-59.

 

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