Excel 在人事管理中的高效运用
文/王志丹
本文用具体的实例分析Excel在人员花名册中计算、取值达到匹配信息的效果等。阐述Excel在今后的人事管理工作中发展的趋势。
【关键词】Excel 表格 人事管理 应用
1 Excel概述
要使许多复杂问题变简单化就要用到Excel 提供的大量函数。例如:知道教师的身份证,需要从身份证中取出该老师的出生年月日,首先,我们要知道身份证有 18 位构成,第 7-10 位为出生年份(4 位),11-12 位为出生月份,13-14 位为出生日期,假如身份证号码在 E 列,把出生日期放在 F 列,此时,选中 E 列的第四行,在 F4 单元格编辑栏内输入公 式“=MID(E4,7,4)&"-"&MID(E4,11,2)&"-"&MID(E4,13,2)”,然后按回车键即可。
公式的含义:
MID(E4,7,4) 表示取年份,E4 表示从 E4单元格中取值,7 表示从 E4 单元格中的第 7位开始取,4 表示取 4 位数值,同样的道理,MID(E4,11,2) 表示取月份,从 E4 单元格中第11 位数开始取,取 2 位数值,MID(E4,13,2)表示取日期,从E4单元格中第13位开始取,取2位数值。年、月、日中间用“—”连接。接着上述的例子,我们在 G 列存放年龄,选中 G 列的第四行,在编辑栏内输入公式“=IF(MONTH(TODAY())>=MONTH(F4),YEAR(TODAY())-YEAR(F4),YEAR(TODAY())-YEAR(F4)-1)”,然后按回车键即可。
公式的含义:
TODAY()计算出系统当前的时间。MONTH(TODAY()) 返回当前月份数。YEAR(TODAY())返回当前年份数。公 式 可 以 简 化 为:=IF(8>=9,2014-1964,2014-1964-1)G4 中公式返回2014-1964-1=49
2 实例演示
统计面临退休的教师,按国家规定男职工满 60 周岁,女职工满 55 周岁当月办理退休手续。通过设置条件格式来提示人事处负责此项工作的办事人员在近 3 年的一个聘期中即将要退休的人员。
为“年龄”区域设置条件格式,首先选中单元格 J4,单击菜单栏“格式”选项,选择“条件格式”对话框,在对话框中“条件 1”选项框中选择“公式”,在其右边的公 式 框 中 输 入 公 式:“=OR(AND(B4=" 男",G4>=57),AND(B4=" 女 ",G4>=52))”, 然 后在“条件为真时,待用格式如右图所示:”右侧的“格式”中选择“红色”字体,“浅蓝色”背景,单击“确定”,返回“条件格式”对话框。再单击“确定”,完成对单元格 G4 的设置,选中单元格G4,单击常用工具栏中的“格式刷”,向下拉花名册中的整列,即可完成格式的复制。同时,男职工大于 57 岁,女职工大于52岁的人员也就显示出来。
以上功能显示结果如图1所示。VLOOKUP 也是一个非常有用的函数,它的作用是 : 在表格或数值数组的第一列查找指定的数值,并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。比如:两张表,sheet1 是人员花名册,有姓名、性别、出生日期等若干项:Sheet2 为岗位聘用情况表,要求在 sheet2中输入姓名后,根据sheet1 中的数据,自动生成性别和出生日期。Sheet2如下:
在Sheet2表中C2单元格内输入公式:=VLOOKUP(B2,'H:\ 教职工花名册 \[ 在职人员.xls]sheet1'!$A$1:$F$391,2,0)在Sheet2表中D2 单元格内输入公式:
=VLOOKUP(B2,'H:\ 教职工花名册 \[ 在职人员.xls]sheet1'!$A$1:$F$391,4,0)C2公式中的含义:
(1)B2:表示Sheet2中的B2单元格(用来和sheet1 中匹配对应的项目)
(2)“H:\教职工花名册\[在职人员.xls]heet1'!”:表示 sheet1表的路径
(3)“$A$1:$F$391”: 表 示 sheet1 表中的参照区域
(4)2:表示从上述区域的第二列取数
(5)0:表示精确匹配
注意:sheet1 表中的姓名列与 sheet2 表中的姓名列相匹配,sheet1 表中应该把姓名列放在该表中的首列。
结束语
至此,我们对 Excel 在日常工作中有了更进一步的了解,但这只是办公自动化软件强大功能的冰山一角,我们将在工作中不断实践、研究,才能在工作中用得更广泛,从而提高工作效率。
参考文献
1]叶斌.人事统计工作ABC[J].人才资源开发 ,2008(12).
[2]杨小华.高校人事统计信息工作存在的问题及对策[J].辽宁工程技术大学学报( 社会科学版 ),2009,108-110.
作者单位
丽江师范高等专科学校 云南丽江 674100
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