Excel 在人事管理中的高效运用

Excel 在人事管理中的高效运用

文/王志丹

本文用具体的实例分析Excel在人员花名册中计算、取值达到匹配信息的效果等。阐述Excel在今后的人事管理工作中发展的趋势。

【关键词】Excel 表格 人事管理 应用

1 Excel概述

要使许多复杂问题变简单化就要用到Excel 提供的大量函数。例如：知道教师的身份证，需要从身份证中取出该老师的出生年月日，首先，我们要知道身份证有 18 位构成，第 7-10 位为出生年份（4 位），11-12 位为出生月份，13-14 位为出生日期，假如身份证号码在 E 列，把出生日期放在 F 列，此时，选中 E 列的第四行，在 F4 单元格编辑栏内输入公 式“=MID(E4,7,4)&"-"&MID(E4,11,2)&"-"&MID(E4,13,2)”，然后按回车键即可。

公式的含义：

MID(E4,7,4) 表示取年份，E4 表示从 E4单元格中取值，7 表示从 E4 单元格中的第 7位开始取，4 表示取 4 位数值，同样的道理，MID(E4,11,2) 表示取月份，从 E4 单元格中第11 位数开始取，取 2 位数值，MID(E4,13,2)表示取日期，从E4单元格中第13位开始取，取2位数值。年、月、日中间用“—”连接。接着上述的例子，我们在 G 列存放年龄，选中 G 列的第四行，在编辑栏内输入公式“=IF(MONTH(TODAY())>=MONTH(F4),YEAR(TODAY())-YEAR(F4),YEAR(TODAY())-YEAR(F4)-1)”，然后按回车键即可。

公式的含义：

TODAY()计算出系统当前的时间。MONTH(TODAY()) 返回当前月份数。YEAR(TODAY())返回当前年份数。公 式 可 以 简 化 为：=IF（8>=9,2014-1964,2014-1964-1）G4 中公式返回2014-1964-1=49

2 实例演示

统计面临退休的教师，按国家规定男职工满 60 周岁，女职工满 55 周岁当月办理退休手续。通过设置条件格式来提示人事处负责此项工作的办事人员在近 3 年的一个聘期中即将要退休的人员。

为“年龄”区域设置条件格式，首先选中单元格 J4，单击菜单栏“格式”选项，选择“条件格式”对话框，在对话框中“条件 1”选项框中选择“公式”，在其右边的公 式 框 中 输 入 公 式：“=OR(AND(B4=" 男",G4>=57),AND(B4=" 女 ",G4>=52))”， 然 后在“条件为真时，待用格式如右图所示：”右侧的“格式”中选择“红色”字体，“浅蓝色”背景，单击“确定”，返回“条件格式”对话框。再单击“确定”，完成对单元格 G4 的设置，选中单元格G4，单击常用工具栏中的“格式刷”，向下拉花名册中的整列，即可完成格式的复制。同时，男职工大于 57 岁，女职工大于52岁的人员也就显示出来。

以上功能显示结果如图1所示。VLOOKUP 也是一个非常有用的函数，它的作用是 : 在表格或数值数组的第一列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。比如：两张表，sheet1 是人员花名册，有姓名、性别、出生日期等若干项：Sheet2 为岗位聘用情况表，要求在 sheet2中输入姓名后，根据sheet1 中的数据，自动生成性别和出生日期。Sheet2如下：

在Sheet2表中C2单元格内输入公式：=VLOOKUP(B2,'H:\ 教职工花名册 \[ 在职人员.xls]sheet1'!$A$1:$F$391,2,0)在Sheet2表中D2 单元格内输入公式：

=VLOOKUP(B2,'H:\ 教职工花名册 \[ 在职人员.xls]sheet1'!$A$1:$F$391,4,0)C2公式中的含义：

（1）B2：表示Sheet2中的B2单元格（用来和sheet1 中匹配对应的项目）

（2）“H:\教职工花名册\[在职人员.xls]heet1'!”：表示 sheet1表的路径

（3）“$A$1:$F$391”： 表 示 sheet1 表中的参照区域

（4）2：表示从上述区域的第二列取数

（5）0：表示精确匹配

注意：sheet1 表中的姓名列与 sheet2 表中的姓名列相匹配，sheet1 表中应该把姓名列放在该表中的首列。

 结束语

至此，我们对 Excel 在日常工作中有了更进一步的了解，但这只是办公自动化软件强大功能的冰山一角，我们将在工作中不断实践、研究，才能在工作中用得更广泛，从而提高工作效率。

参考文献

1]叶斌.人事统计工作ABC[J].人才资源开发 ,2008(12).

[2]杨小华.高校人事统计信息工作存在的问题及对策[J].辽宁工程技术大学学报( 社会科学版 ),2009,108-110.

作者单位

丽江师范高等专科学校　云南丽江　674100